Archivierung ist für Unternehmen kein optionales Thema sondern eine gesetzlich geregelte Pflicht Nur wer strukturierte und nachvollziehbare Abläufe etabliert bleibt bei Prüfungen und im Tagesgeschäft auf der sicheren Seite
Was steckt hinter der Archivierungspflicht
Die gesetzlichen Grundlagen zur Archivierung finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO). Ergänzt werden sie durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wichtig: Die GoBD gelten für alle steuerpflichtigen Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis zum Konzern.
Welche Daten sind betroffen
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören:
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Kontoauszüge
- Verträge und Lieferscheine
- Handels- und Geschäftsbriefe
- E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
- archivierungspflicht verstehen, damit es rechtlich
Laut einer Studie von Bitkom erfüllen nur 56 % der Unternehmen in Deutschland die Anforderungen an eine vollständig digitale Archivierung.
Wie lange müssen Daten archiviert werden
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Dokumententyp:
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 8 Jahre (seit 2025) |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Tipp: Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Digitale Archivierung und Revisionssicherheit
Elektronisch archivierte Daten müssen:
- unveränderbar gespeichert werden
- jederzeit maschinell auswertbar sein
- nachvollziehbar dokumentiert und protokolliert werden
Eine KPMG-Studie ergab, dass mehr als 40 % der KMU keine revisionssichere Archivierung nutzen.
Archivierungspflicht auch für E-Mails
E-Mails, die steuerlich oder geschäftlich relevant sind, unterliegen ebenfalls der Archivierungspflicht. Dazu zählen unter anderem:
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- Projekt- und Vertragskommunikation
Die Bundessteuerberaterkammer betont: E-Mail-Archivierung ist Pflicht, keine Option.
Archivierung und Datenschutz richtig kombinieren
Unternehmen müssen archivierte Daten DSGVO-konform verwalten. Das heißt:
- Daten dürfen nicht länger als notwendig gespeichert werden
- Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten müssen klar voneinander abgegrenzt werden
- Lösch- und Archivierungsprozesse sollten dokumentiert sein
Rechtssicherheit entsteht nur durch dokumentierte Abläufe.
Fazit: Gesetzeskonforme Archivierung schützt Unternehmen
Wer seine Archivierungspflichten ernst nimmt, vermeidet Risiken, spart Zeit bei Prüfungen und sichert seine digitale Infrastruktur. Unternehmen sollten deshalb auf revisionssichere Systeme setzen, Aufbewahrungsfristen einhalten und ihre Prozesse dokumentieren. So werden gesetzliche Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Datenschutz und Datenintegrität gewahrt.
