Die E-Rechnung 2027 ist für viele Unternehmen der nächste wichtige Schritt bei der Digitalisierung ihres Rechnungswesens. Besonders Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen handeln: Für sie endet die allgemeine Übergangsfrist am 31. Dezember 2026.
Kleinere Unternehmen können die verlängerte Übergangsregelung unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2027 nutzen. Trotzdem sollten auch sie die Umstellung nicht aufschieben. Denn E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025.
Für Unternehmen in Düsseldorf, Köln und der umliegenden Region bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Software, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Archivierungsprozesse zu prüfen. Wer erst kurz vor Ablauf der Frist beginnt, riskiert technische Probleme und unnötige Unterbrechungen im Rechnungswesen.
Warum die E-Rechnung 2027 für viele Unternehmen zum Stichtag wird
Bei der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung gelten mehrere Übergangsfristen. Deshalb betrifft der 1. Januar 2027 nicht automatisch jedes Unternehmen auf dieselbe Weise.
Die wichtigsten Termine im Überblick:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen verwenden.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen.
- Ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangsregelung grundsätzlich für alle Unternehmen, die unter die gesetzliche Ausstellungspflicht fallen.
Damit ist die E-Rechnung 2027 vor allem für größere mittelständische Unternehmen ein verbindlicher Umstellungstermin. Für kleinere Betriebe ist sie zugleich ein deutliches Signal, die zusätzliche Zeit für eine geordnete Einführung zu nutzen.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne der seit 2025 geltenden Regelungen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Ihre Daten müssen sich automatisch elektronisch auslesen und weiterverarbeiten lassen.
Der entscheidende Unterschied liegt damit nicht im Übermittlungsweg, sondern in der Struktur der Datei. Eine E-Rechnung kann beispielsweise per E-Mail verschickt, über ein Kundenportal bereitgestellt oder über eine Schnittstelle übertragen werden.
Unternehmen benötigen also nicht zwingend eine neue Übertragungsplattform. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass ihre Systeme das verwendete Rechnungsformat zuverlässig empfangen, darstellen, prüfen, verarbeiten und archivieren können.
Welche Formate sind für die E-Rechnung 2027 geeignet?
In Deutschland werden vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet. Beide können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, unterscheiden sich aber in ihrer praktischen Handhabung.
XRechnung
Die XRechnung ist ein vollständig strukturiertes, XML-basiertes Rechnungsformat. Sie enthält normalerweise keine klassische PDF-Ansicht. Damit Mitarbeitende die Rechnung lesen und prüfen können, wird ein geeigneter Viewer oder eine entsprechende Funktion in der Buchhaltungssoftware benötigt.
Die Stärke der XRechnung liegt in der automatisierten Verarbeitung. Rechnungsdaten können direkt ausgelesen und an nachgelagerte Systeme übergeben werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert strukturierte Rechnungsdaten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung. Dadurch lässt sich die Rechnung wie ein gewohntes PDF öffnen, während die eingebetteten XML-Daten maschinell verarbeitet werden können.
Wichtig ist, dass ein geeignetes ZUGFeRD-Profil eingesetzt wird. Zudem sind bei Abweichungen zwischen der sichtbaren PDF-Darstellung und den strukturierten Daten grundsätzlich die Angaben im strukturierten Rechnungsteil maßgeblich.
Welches Format besser geeignet ist, hängt von der vorhandenen Buchhaltungssoftware, den Schnittstellen und den Anforderungen der Geschäftspartner ab.
Warum ein E-Mail-Postfach allein nicht ausreicht
Rechtlich kann bereits ein E-Mail-Postfach genügen, um eine E-Rechnung zu empfangen. Ein vollständiger Rechnungsprozess entsteht dadurch allerdings noch nicht.
In der Praxis müssen Unternehmen klären:
- An welche Adresse sollen E-Rechnungen gesendet werden?
- Wer überwacht das zentrale Postfach?
- Wie werden XML-Dateien lesbar dargestellt?
- Wie werden Rechnungsdaten geprüft und freigegeben?
- Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung?
- Wie werden fehlerhafte Rechnungen behandelt?
- Wie wird die ursprüngliche Datei sicher archiviert?
- Wer darf auf Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen?
Werden diese Fragen nicht beantwortet, wird lediglich ein Papier- oder PDF-Prozess durch einen neuen manuellen Dateiablauf ersetzt. Die möglichen Vorteile der E-Rechnung 2027 bleiben dann weitgehend ungenutzt.
E-Rechnung 2027 in sechs Schritten vorbereiten
Damit die E-Rechnung 2027 nicht zu einem hektischen IT-Projekt wird, sollten Unternehmen die Einführung strukturiert angehen.
1. Betroffenheit und Frist feststellen
Zunächst sollte gemeinsam mit der Steuerberatung geklärt werden, welche Übergangsfrist für das Unternehmen gilt. Entscheidend sind unter anderem der Vorjahresumsatz, die Art der Leistungen und die jeweiligen Rechnungsempfänger.
Auch bestehende Ausnahmen sollten geprüft werden. Dazu gehören beispielsweise bestimmte steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an private Endverbraucher.
2. Vorhandene Software überprüfen
Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungs-, ERP- oder Warenwirtschaftssysteme XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien erstellen, empfangen und verarbeiten können.
Dabei reicht es nicht, sich ausschließlich auf eine allgemeine Aussage des Softwareanbieters zu verlassen. Entscheidend ist, ob die konkret eingesetzte Version richtig konfiguriert ist und ob alle notwendigen Funktionen tatsächlich verfügbar sind.
3. Einen zentralen Empfang einrichten
E-Rechnungen sollten nicht in den persönlichen Postfächern einzelner Mitarbeitender landen. Sinnvoller ist eine zentrale Adresse, beispielsweise für die Kreditorenbuchhaltung.
Vertretungsregelungen, Zugriffsrechte und Schutzmaßnahmen gegen Phishing oder manipulierte Anhänge müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Schließlich bleiben Rechnungen auch in strukturierter Form ein mögliches Einfallstor für Betrugsversuche.
4. Freigabeprozesse definieren
Ein digitaler Rechnungseingang benötigt klare Zuständigkeiten. Wer prüft die sachliche Richtigkeit? Wer kontrolliert Beträge und Zahlungsdaten? Wer gibt die Rechnung frei? Was passiert bei Rückfragen oder Abweichungen?
Die Einführung der E-Rechnung 2027 ist eine gute Gelegenheit, historisch gewachsene Abläufe zu vereinfachen. Digitale Freigaben können Bearbeitungszeiten verkürzen und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit verbessern.
5. Testrechnungen austauschen
Vor dem Stichtag sollten Unternehmen mit ausgewählten Kunden und Lieferanten Testrechnungen austauschen. Dabei lässt sich prüfen, ob Dateien korrekt übertragen, dargestellt, validiert und verarbeitet werden.
Besonders wichtig ist ein vollständiger Test vom Rechnungsausgang beziehungsweise Rechnungseingang bis zur Buchhaltung und Archivierung. Nur so werden Probleme an Schnittstellen rechtzeitig sichtbar.
6. Archivierung und Dokumentation anpassen
E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Bei einer strukturierten Rechnung ist deshalb zumindest der strukturierte Datenteil unversehrt zu archivieren. Für ein- und ausgehende Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Unternehmen sollten außerdem dokumentieren, wie Rechnungen empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden. Änderungen an Zuständigkeiten oder Systemen müssen in den internen Abläufen nachvollziehbar bleiben.
Typische Fehler bei der Umstellung
Bei der E-Rechnung 2027 treten häufig dieselben Missverständnisse auf. Unternehmen sollten insbesondere diese Fehler vermeiden:
- Ein normales PDF wird fälschlicherweise als E-Rechnung betrachtet.
- Das Unternehmen bereitet nur den Empfang, aber nicht den eigenen Rechnungsausgang vor.
- XML-Dateien werden empfangen, können intern jedoch nicht angezeigt oder verarbeitet werden.
- Die Rechnungssoftware wird aktualisiert, ohne den gesamten Ablauf zu testen.
- Rechnungen landen weiterhin in persönlichen E-Mail-Postfächern.
- Nur die sichtbare PDF-Datei wird archiviert, nicht aber der strukturierte Datenteil.
- Lieferanten und Kunden werden nicht rechtzeitig über Formate und Empfangsadressen informiert.
- Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen werden nicht überprüft.
Eine technisch funktionierende Datei allein reicht daher nicht aus. Entscheidend ist ein stabiler und verständlicher Gesamtprozess.
E-Rechnung 2027 für Unternehmen in Düsseldorf und Köln
Gerade mittelständische Unternehmen in Düsseldorf, Köln und der gesamten Rheinregion arbeiten häufig mit unterschiedlichen Standorten, externen Steuerkanzleien und mehreren Softwarelösungen. Dadurch entstehen schnell Medienbrüche zwischen E-Mail, Buchhaltung, Dokumentenablage und Freigabe.
Ein regionaler IT-Partner kann dabei helfen, die vorhandene Systemlandschaft zu prüfen, Schnittstellen abzustimmen und einen praxistauglichen Rechnungsprozess einzurichten. Dabei sollte die technische Umsetzung eng mit der Buchhaltung und der Steuerberatung abgestimmt werden.
releon unterstützt Unternehmen bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung, bei der technischen Integration sowie bei der sicheren Gestaltung digitaler Arbeitsabläufe. Ziel ist kein unnötig komplexes Großprojekt, sondern eine Lösung, die zuverlässig zum Unternehmen passt.
Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027
Muss jedes Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die Ausstellungspflicht ab 2027 betrifft insbesondere Unternehmen, deren Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt und die unter die entsprechenden B2B-Regelungen fallen. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kann die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027 genutzt werden. Zudem gibt es bestimmte gesetzliche Ausnahmen.
Reicht eine PDF-Rechnung weiterhin aus?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Während der jeweiligen Übergangsfrist kann eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers noch als sonstige Rechnung verwendet werden. Nach Ende der anwendbaren Übergangsfrist reicht sie für betroffene Umsätze nicht mehr aus.
Sind XRechnung und ZUGFeRD beide zulässig?
Ja. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen können die Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung erfüllen. Welches Format besser passt, hängt von den eingesetzten Systemen und den Anforderungen der Geschäftspartner ab.
Braucht ein Unternehmen eine Leitweg-ID?
Für den normalen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Sie spielt insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine Rolle.
Übernimmt releon die steuerliche Prüfung?
Nein. Steuerliche und rechtliche Einzelfragen sollten mit der Steuerberatung beziehungsweise einer entsprechend qualifizierten Stelle geklärt werden. releon unterstützt bei der technischen Analyse, der Auswahl und Einrichtung geeigneter Lösungen sowie bei der Integration in bestehende Geschäftsprozesse.
Fazit: Die Umstellung sollte vor dem Jahreswechsel beginnen
Die E-Rechnung 2027 ist mehr als ein neues Dateiformat. Sie betrifft den gesamten Weg einer Rechnung – von der Erstellung und Übermittlung über die Prüfung und Freigabe bis zur Buchhaltung und Archivierung.
Unternehmen sollten deshalb nicht bis zum letzten Quartal warten. Wer Software, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen frühzeitig prüft, kann Testläufe durchführen und Fehler ohne Zeitdruck beheben.
releon begleitet Unternehmen aus Düsseldorf, Köln und NRW bei der technischen Vorbereitung und der Einführung digitaler Rechnungsprozesse. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre vorhandenen Systeme für die E-Rechnung vorbereitet sind.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
